Privacy Policy

Inleiding

1. Dit privacybeleid legt uit hoe ALANIUS BV omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met haar in contact staan (hierna ‘u’ genoemd). ALANIUS, is een besloten vennootschap met maatschappelijke zetel te Ambachtstraat 11, 2340 Beerse, en ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder nummer 0837.011.515.

2. Deze privacyverklaring is enkel van toepassing op persoonsgegevens over natuurlijke personen, ze regelt niet de gegevens over ondernemingen of andere rechtspersonen. Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die je toelaat om jezelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren. Informatie met betrekking tot eenpersoonsbedrijven kan echter uit persoonsgegevens bestaan indien die de identificatie van een natuurlijk persoon mogelijk maakt. Deze privacyverklaring is ook van toepassing op alle persoonsgegevens die betrekking hebben op natuurlijke personen in het kader van een beroepsactiviteit, zoals werknemers van een onderneming of organisatie, zakelijke mailadressen in de vorm van “voornaam.achternaam@bedrijf.eu” of zakelijke telefoonnummers van werknemers.

3. ALANIUS hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en respecteert ten volle jouw persoonlijke levenssfeer. ALANIUS behandelt en beschermt jouw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze. Bij de verwerking van jouw persoonsgegevens leeft ALANIUS evident de wet na, actueel de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kan je verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

4. Wij nodigen je uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat je het beleid van ALANIUS op dit gebied kent en begrijpt. Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen je op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

5. ALANIUS is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw gegevens. Haar coördinaten zijn: ALANIUS BV, Ambachtstraat 11, 2340 Beerse, hello@alanius.be

ALANIUS is dan ook je gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van jouw persoonsgegevens. ALANIUS bepaalt de doeleinden waarvoor jouw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

6. ALANIUS kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om jouw persoonsgegevens namens ALANIUS en volgens de instructies van ALANIUS te verwerken in overeenstemming met dit privacybeleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van ALANIUS’ genoemd).

Welke categorieën van persoonsgegevens verwerkt ALANIUS?

7. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die ALANIUS kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met ALANIUS. Hierbij wordt de context aangegeven waarin ALANIUS deze gegevens verkrijgt of verwerkt.

8. ALANIUS verwerkt geen gegevens die jouw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

9. ALANIUS verwerkt jouw contactgegevens zodat zij afspraken kan inplannen en contact kan opnemen indien nodig (bv. voor het behandelen van een order, het inplannen van een afspraak,…). Jouw financiële gegevens worden eveneens verwerkt voor boekhoudkundige doeleinden. Jouw persoonsgegevens worden tevens verwerkt door ALANIUS, zie hieronder artikel 10 en volgende.

10. ALANIUS verwerkt tevens ook beeldmateriaal, zoals fotografische en videografische beelden die worden gemaakt door ALANIUS en personeel van ALANIUS, en dit tijdens opnames, events etc. ALANIUS vraagt hiervoor de afstand van portretrechten van de personen die herkenbaar voorkomen in het beeldmateriaal voor mededeling aan het publiek en exploitatie met het oog op promotie en/of publiciteit.

Voor welke doeleinden verwerkt ALANIUS jouw persoonsgegevens?

11. ALANIUS verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens met als doel het verzorgen van een goede levering in uitvoering van een overeenkomst (mondeling dan wel schriftelijk) (Art. 6.1.b AVG).

12. Deze gegevens worden verwerkt op basis van de contractuele relatie die ALANIUS met je heeft voor het verstrekken van haar diensten als leverancier.

13. ALANIUS zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

14. ALANIUS verwerkt jouw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ALANIUS rusten;
Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ALANIUS, waarbij deze belangen met jouw grondrechten en fundamentele vrijheden worden afgewogen;
In specifieke gevallen, met jouw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan je op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

Wettelijke verplichtingen

15. ALANIUS dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om jouw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat ALANIUS moet samenwerken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van jouw persoonsgegevens aan hen overmaakt.

Hieronder vallen onder meer:

De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten
De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor ALANIUS jouw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

Contractuele relaties tussen ALANIUS en jou als klant

16. Alvorens contracten te sluiten dient ALANIUS soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere:

te reageren op jouw verzoek,
jou bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract
een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten.

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient ALANIUS een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

In dit kader kunnen jouw gegevens intern door ALANIUS worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met jou of de uitvoering van een bepaald contract.

Meer bepaald houdt ALANIUS jouw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

Beheer van lopende contracten/gevraagde diensten
Centraal management en algemeen beeld van de klanten.

ALANIUS kan jouw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met jou en de uitvoering van contracten.

Gerechtvaardigde belangen van ALANIUS

ALANIUS verwerkt jouw gegevens voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen als leverancier. Hierbij streeft ALANIUS ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor jouw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

Het personaliseren van de projecten van ALANIUS
De verbetering van de kwaliteit van de aan jou verleende diensten door:
- Evaluatie en verbetering van de leveringen, …
- Toezicht op de activiteiten van ALANIUS, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal leveringen, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van ALANIUS, de aard van de gestelde vragen van klanten aan ALANIUS, etc.
De opleiding van ons personeel,
- Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vind je in ons Cookiebeleid
- Het bewaren van notities van voorgaande projecten ter optimalisatie van volgende projecten (archieven)
De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van ALANIUS of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

17. ALANIUS kan jouw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk jouw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om je persoonlijke informatie en gegevens toe te sturen. In dit geval dient ALANIUS eerst jouw specifieke toestemming te vragen.

Door dit privacy-beleid te aanvaarden, geef je jouw toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens voor versturen van elektronische reclame.

Aan wie maakt ALANIUS jouw persoonsgegevens over?

18. ALANIUS behandelt jouw persoonsgegevens met de grootste zorg. Je kan zelf toegang vragen tot de gegevens, zodat je te allen tijde kan zien welke informatie ALANIUS bijhoudt.

ALANIUS draagt jouw gegevens enkel over aan jouw specifieke dienstverlener met het oog op het bieden van de best mogelijke dienstverlening voor projecten. Je kan toegang aanvragen. Jouw gegevens worden niet met derden gedeeld dan met jouw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming. Je kan deze toestemming te allen tijde intrekken.

19. In sommige gevallen is ALANIUS bij wet verplicht om jouw gegevens te delen met derden, waaronder:

Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken
Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek

Eveneens kunnen jouw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt ALANIUS ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. ALANIUS zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van ALANIUS en haar gegevensbeschermingsbeleid.

20. ALANIUS bewaart jouw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bewaard?

21. ALANIUS zal jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van ALANIUS, evenals de wettelijke noodzaak om jouw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:

10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving
10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van ALANIUS

Buiten deze perioden worden jouw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd ?

22. ALANIUS hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

23. ALANIUS hanteert enkel documenten in een digitaal systeem, er worden geen fysieke kopieën bijgehouden. In dit systeem worden alle documenten gerelateerd aan de persoon of de behandeling bijgehouden.

ALANIUS neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van jouw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat jouw persoonsgegevens onder de controle van ALANIUS gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal ALANIUS onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal ALANIUS jou in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Wat zijn jouw rechten bij het verwerken van jouw persoonsgegevens?

Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

24. Voor de hierboven vermelde doeleinden heb je:

Een recht op inzage van jouw persoonsgegevens bij ALANIUS. Dit betekent dat je ALANIUS kan vragen of zij jouw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
Een recht van verbetering als je vaststelt dat jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
Een recht op beperking indien je bvb. de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die ALANIUS toelaat om dit te controleren.
Een recht op wissing van jouw persoonsgegevens. Wanneer jouw contract met ALANIUS een einde genomen heeft, kan je ALANIUS vragen om jouw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. Je hebt eveneens de mogelijkheid om te allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door ALANIUS op basis van jouw toestemming worden verwerkt (tenzij ALANIUS een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van ALANIUS (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). ALANIUS kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die je zelf aan ALANIUS hebt verstrekt indien jouw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van jouw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan je ALANIUS vragen jouw persoonsgegevens door te sturen naar jezelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ALANIUS.

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens voor de doeleinden van gerechtvaardigd belang of algemeen belang. In dat geval kan ALANIUS evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Je kan jouw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van je identiteitsbewijs bijgesloten naar ALANIUS, Ambachtstraat 11, 2340 Beerse of per e-mail naar hello@alanius.be

Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische reclame

25. In Art. 16 werd jouw toestemming gevraagd om jouw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie en persoonlijke voorstellen naar je te sturen. Dit geldt met name voor communicatie naar jouw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en je te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.

Je kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:

Door het versturen van een e-mail met een kopie van je identiteitskaart naar hello@alanius.be
Door het versturen van een brief per post met een kopie van je identiteitskaart naar ALANIUS, Ambachtstraat 11, 2340 Beerse;
Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website via alanius.be
De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel ALANIUS niet tegenhouden om je te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.

Recht om een klacht in te dienen

26. Indien je klachten hebt met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je ALANIUS contacteren als volgt:

Per post: ALANIUS, Ambachtstraat 11, 2340 Beerse
Via het contactformulier op mijn website via hyperlink alanius.be/contact
Je kan ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: per post op het adres Drukpersstraat 15, 1000 Brussel of via hun website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen. Je kan de Commissie ook telefonisch bereiken op +32 2 274 48 00 of via e-mail op het adres contact@apd-gba.be.